名刺の管理は出来ていますか？

営業の仕事をしていると、やたら頂いた名刺が増えてしまいます。
みなさんの会社では、どのように管理されていますか？
個人毎では、ＥＸＣＥＬや専用ソフト等を利用して管理出来ているのに、以外と会社レベルでデータベース管理されているところは多くはないようです。ＩＴ嫌いのベテランセールスマンですら名刺管理は顧客管理の重要なステップであると知っているはずなのに、なぜかこの分野はシステム化が非常に遅れているのが現状です。
考えられる一つの大きな原因は、会社内の営業マン同士がある意味ライバル菅関係にあるということと、仕事が職人気質の要素（個人の資質、独自の方法）を持っているため、情報やノウハウの共有・蓄積が進まなかったのではと考えられます。
しかしながら、これでは長い目で見て会社自身の営業力が高くならないため、安定的な数字を稼ぐことはできません。
名刺の管理が会社単位でＤＢ化できていない顧客管理では、本当の意味での顧客を管理することはできません。

顧客管理を含む情報やノウハウの共有・蓄積をお考えの場合、当然システム化ということになると思いますが、導入ポイントは以下のようになります。
・段階的にシステムアップが行えること。
これは、営業の現場ではこのようなシステム化を無駄だと考える面々がいるため通常の仕事に差し支えない程度でのレベルでスタートしなければ、結局正しい方向で運用及び評価されないからです。
・自社の業務に合ったもの、或いは１００％カスタマイズが行えること。
これは当然と思われる方も多いと思いますが、例えば専用のパッケージソフトをカスタマイズする場合でも、完全に自社の仕様に合わせるには、コストの面から難しい場合が多く、結構不必要な入力項目が残っていたりします。（コストを気にしなければ可能ですが）

いろいろ書きましたが簡単に言うと「自社の業務に合ったもので、自社の利用レベルに沿ってアップできるシステムであり、さらにアップに対してコストが余りかからないシステム」となります。

システム導入の様々な現場を見てきて思うのですが、会計などのシステムと違い顧客管理または営業支援システムのようなシステムは、如何にすごいシステムを導入するかではなく、如何にすごいシステムを創りあげていくかだと思います。


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「ＩＴ導入における問題点」を考察（２）

「ＩＴ導入における問題点」を考察（１）からの続きです。

「IT嫌い＝資料・報告書の作成が嫌い」
何故嫌いなのか。大きく以下の理由が考えられる。
　１．作成意図が納得できない。
　２．面倒くさい。忙しい。
　３．作成内容が難しい。（例えば、項目設定や項目の意味が難解である。）
まず１については、その意図につていの説明不足が主な原因なので、意図を理解してもらう対策を講じれば問題は解決いたします。
２について更に以下のことが考えられる。
　・項目が細かく重複した項目が多い場合。
　・不必要な項目が多い場合。
　・項目設定や項目の意味が難解である。
これらの問題を抱えたまま、キー操作の不慣れや操作性の悪さなどが追い打ちをかけているのが現状です。
解決策は次回に。


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導入事例－勤怠管理

導入企業　：A社（金融機関関連会社）　　従業員　：　７０人
導入目的　：集計作業の短縮、
　　　　　　　　勤怠業務にかかわる紙資料の電子化（ペーパーレス化）

導入における主なポイント
　・給与システム（給与奉行：OBC）との連携
　・勤怠にかかわる届出書類も電子化
　・日々の時間登録はタイムカードを使用せず出勤表にて対応
　・ワークフローの導入

導入システム　：　FormPat 2.0
　FormPat採用ポイント
　　・現在使用している届出書類をそのまま電子化できる
　　・ワークフローが使用できる。
　　・給与システム（給与奉行：OBC）との連携ができる。
　　　（マスタ参照、給与奉行に対応したデータ出力）
　　・今後、勤怠管理以外の申請書類・報告書類への拡張が容易に行える。
　　・登録フォームの修正がユーザー側で行える。
　以上が今回お客様が採用された主なポイントになります。

導入時の問題点
　　・従来、手作業で行っていたため運用がかなり曖昧な部分が多く、
　　　システム化にあたりその部分を整理する作業に時間が掛かった。

導入のメリット
　　・届出書類等の紙資料の管理（整理や間違いによる確認作業）の
　　　手間が殆ど無くなった。
　　・自動集計により大幅に時間画短縮できた。
　　・離れた事業所の勤怠状況もリアルタイムに把握できるようになった。
　以上が主なメリットですが、他にも以下のような声がありました。
　　・手書き用の届出書類をそのイメージのままの入力フォーマットに
　　　なっているため、導入当初の教育が簡単に済んだ。

システムの詳細は下記サイトをご覧ください。
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「ＩＴ導入における問題点」を考察（１）

IT企業ではともかく一般の企業の中には、相変わらずIT嫌いの方も多いように思います。
嫌いの理由はあれこれありますが、そのような方々でも携帯メールはバンバン利用しているという状態を、どこか奇妙に思います。
「IT嫌い＝PC嫌い」という事なのでしょうか。
あるいは、
それとも「IT嫌い＝資料・報告書の作成が嫌い」という事なのでしょうか。
個人的な見解ですが、後者の方が真をついているように思います。
もしそうであるならば、業務改善さらにその為のＩＴ化（電子化、ペーパレス化）を推進するにあたり、最も重要なポイントは資料・報告書の作成負担を如何に低くするかということになるのではないでしょうか。
言葉にするのは簡単ですが、単一的な正解は難しいように思いますが、複数の解の一つとして、これから話を進めていきたいと思います。

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地球の環境を破壊する会議資料

以前勤めていた会社の話です。
ある営業支店に勤務しており、そこでは週に一度、営業会議を行っていたのですが、その度にＡ４用紙１０ページ程の資料が２０人に配られていました。当時、毎週配られる会議資料（当然マル秘資料）の処分にウンザリしていた思い出があります。
今から考えると、なんと無駄なことをしていたのだろうと思います。ある意味、地球破壊を行っていたとも言えます。

各自がＰＣを持って会議に参加できる企業は、未だ多くはないと思いますがプロジェクター等を使用すれば十分だと思います。
さらに言えば、会議資料の作成にも結構時間をとられていました。これも、結構時間の無駄でした。
普段から報告書類がデータベース管理されていれば、もっと簡単に資料作成が行えます。

紙と時間の無駄を解決するためにも、ぜひ営業支援システムをご検討してみてはいかがでしょうか。

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営業支援システムで営業力強化

営業支援システム俗にSFAといわれるものですが、大手企業を中心に導入企業が非常に増加しており、中小企業でも導入が活発になってきています。

導入効果？？？？？？？

営業支援システムは、会計や販売管理などのシステムと違い導入したからといって、それだけでは大きな導入効果は望めません。

営業支援システムは、その名のとおり営業活動を支援するためのツールであり、主にPDCAサイクルに沿った営業活動及び営業情報の共有化を支援することを目的とします。

たくさんのシステムがありますが、自社のレベルに合わせた導入でなければ、逆効果になります。

導入のポイント

　・入力項目の内容や程度をカスタマイズできるか。
　・レベルに合わせて徐々に拡張できるか。
　・細かな権限設定が可能か。
　・ワークフローが利用できるか。

導入で最も重要なことは、最低限の入力項目と帳票種類から始め、段階的に内容を深められるように変化させられることです。

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ペーパーレス 多事総論 （１）

勤怠管理システム導入する場合、就業規則を再度見直すことをお勧めいたします。

その理由として、近年企業を取り巻く様々な法令改正や社会通念が変化しており、現状の運用と規則さらに関連する法令が噛み合っていない事があるからです。

就業規則を見直すいい機会だからです。


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勤怠管理でペーパーレスの第一歩を始めましょう

勤怠管理とは、従業員の勤務時間状況を把握し管理することです。
タイムカードや申告制（出勤簿等）を取っているところ、職種によって併用するところなどがあります。
これらの方法で集められるデータを集計し、勤務時間や残業時間の計算、年休の消化の状況、休暇等の諸届けの提出状況を把握するのが主な仕事です。

勤怠管理業務における主な問題点
・手作業で集計を行う為、時間が掛かるだけでなくミスも多い。
・リアルタイムに勤怠状況を把握できない。
・休暇等の諸届けの提出漏れが多い。

これらをシステム化することで、リアルタイムに集計・計算が自動化され、給与システムへのデータ連携も行われる。
このことにより、集計業務が短縮される「だけでなく、公的機関への提出用書類以外の紙書類は一切不要（ペーパーレス）になり、紙書類の管理という余分な作業まで削減することが可能になります。

システム化によるもう一つのメリットは、リアルタイムに勤怠状況を把握できることにより、無駄な労務費の削減或いは効率の悪い労務編成を改善することが可能になります。


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